Proses penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian tesis berpedoman pada Keputusan Rektor USU No. 1786/H5.1.R/SK/KRK/2008 tentang Peraturan Akedemik Sekolah Pascasarjana (Magister dan Doktor) USU pada bab VI pasal 16 tentang penelitian dan tesis.  Prosedur usulan penelitian tesis dilakukan dengan mengikuti MP-GKM-S2-LNG-022 dan Buku Panduan PSML FIB USU Tahun 2013.

PSML mengusulkan pembentukan Komisi/lembaga Monev Pembelajaran kepada Dekan. Komisi/lembaga Monev tersebut memiliki: (1) keberadaan standard operating procedure (SOP), (2) keberadaan dan keefektifan lembaga/komisi pelaksana, dan (3) mekanisme monev.

Sistem penjaminan mutu tesis diawasi oleh lembaga/komisi penjaminan mutu tesis yang diangkat melalui SK Dekan.  Komisi ini bertugas mengawasi pelaksanaan pembimbingan untuk mengetahui perkembangan kemajuan penulisan tesis mahasiswa dan  kesesuaian bimbingan yang diberikan pembimbing dengan materi penulisan tesis. Penjaminan mutu juga dilakukan melalui pelaksanaan ujian dengan mengundang penguji luar (penguji eksternal) untuk memberikan penilaian sekaligus masukan bagi penyempurnaan hasil tesis mahasiswa.

Mahasiswa yang telah lulus 21 SKS (10 mata kuliah)   boleh mengajukan usulan penelitian tesis kepada prodi. Proses penyusunan usul penelitian tesis, sbb:

  1. Prodi membentuk tim pemeriksa tema/topik usulan penelitian yang diajukan mahasiswa.
  2. Hasil pemeriksaan tim diserahkan kepada ketua prodi.
  3. Prodi menyampaikan hasil pemeriksaan tim kepada mahasiswa, apakah tema/topic usulan penelitian yang diajukan mahasiswa diterima atau ditolak.
  4. Ketua prodi mengusulkan kepada dekan tim komisi pembimbing, yaitu dosen yang bidang keilmuannya  relevan dengan tema/topik usulan penelitian mahasiswa untuk diterbitkan SK pembimbing oleh dekan.
  5. Penulisan usulan penelitian tesis mahasiswa di bawah bimbingan komisi pembimbing.
  6. Dosen pembimbing wajib menuliskan tanggal, materi bimbingan dan menandatangani  materi bimbingan di dalam buku pembimbingan  tesis mahasiswa.
  7. Usulan penelitian tesis mahasiswa yang telah disetujui tim pembimbing untuk diseminarkan dalam  seminar proposal (kolokium) diajukan oleh mahasiswa kepada ketua prodi.
  8. Ketua prodi mengusulkan tim penguji ujian proposal mahasiswa kepada dekan fakultas untuk diterbitkan SK nya.
  9. Proposal yang diseminarkan mahasiswa direvisi sesuai dengan masukan yang diberikan tim penguji. Proposal yang telah direvisi mahasiswa ditandatangani oleh tim penguji. Mahasiswa menyerahkan satu copy revisi proposal kepada prodi untuk diterbitkan surat keterangan penelitiannya. 

Pelaksanaan penelitian tesis  mengikuti MP-GKM—S2-LNG-023.

1)  Secara teratur berkonsultasi dengan tim pembimbing dan mencatat materi bimbingan pada Buku Bimbingan yang diterbitkan  PSML.

2)  Menyelesaikan naskah tesis yang telah disetujui  komisi pembimbing serta dinyatakan layak untuk ujian.

3)  Membuat dan menyerahakan naskah tesis sesuai dengan format yang telah ditentukan dan telah mendapat persetujuan komisi pembimbing.

4)    Mendapat konfirmasi mengenai tanggal dan waktu pelaksanaan ujian tesis (S2) dari komisi pembimbing. (formulir - 1)

5)  Menyerahkan langsung undangan ujian tesis (S2) dan anskah tesis kepada  pembimbing selambat-lambatnya 10 hari sebelum ujian tesis (S2) dilaksanakan.

6)   Menunjukkan bukti telah menghadiri ujian seminar minimal sepuluh kali pada program studi sendiri atau program studi lain dengan mengisi kartu kuning. (formulir - 2)

7)   Telah lulus perangkat mata kuliah dengan IPK sekurang kurangnya 3.00.

8)   Telah lulus ujian kolokium.

Keberadaan dan keefektifan  komisi monev penelitian tesis  pelaksana dalam proses penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian tesis:

  1. Menyerahkan kontrak pembimbingan penyususnan usul penelitian dan penulisan tesis kepada dosen pembimbing dan mahasiswa yang dibimbing.
  2. Menyediakan buku Panduan Penulisan Tesis bagi mahasiswa.  
  3. Menyediakan buku Bimbingan Tesis sebagai alat kontrol kemajuan penelitian mahasiswa.
  4. Menetapkan komisi pembimbing tesis sesuai dengan relevansi bidang keilmuan dosen dengan penelitian mahasiswa.
  5. Mengusulkan komisi pembimbing kepada dekan. Dekan menerbitkan SK pembimbing.
  6. Membuat jadwal pertemuan komisi pembimbing dengan mahasiswa.  

Mekanisme monev untuk penyusunan usul penelitian dan pelaksanaan penelitian tesis dilakukan oleh komisi/lembaga Monev bertujuan untuk memonitor penyimpangan yang dapat terjadi antara lain:

  1. Ketidaksesuaian landasan filosofis penelitian dengan topik penelitian
  2. Metode penelitian yang kurang tepat
  3. Relevansi masalah dengan teori dan metodologi
  4. Duplikasi topik penelitian dengan hasil penelitian yang sudah ada
  5. Pembimbingan tidak berjalan dengan baik interaksi antara dosen pembimbing dan mahasiswa melalui pengecekan buku Bimbingan.
  6. Sistem penulisan merujuk kepada Buku Panduan Bimbingan Tesis Sekolah Pascasarjana USU.